Das Ausländeramt Offenbach hat im Jahr 2020 gemeinsam mit dem kommunalen IT-Dienstleister ekom21 und LORENZ Orga-Systeme ein umfangreiches Papierarchiv digitalisiert und in eine cloudbasierte E-Akte überführt. Das Projekt gilt in Hessen als Vorzeigeprojekt für die Verwaltungsdigitalisierung. Doch wie übertragbar ist das Offenbacher Modell auf andere Kommunen in Deutschland – und wo liegen die konkreten Erfolgsfaktoren?
Vom Papierberg zur Cloud: Das Projektszenario in Offenbach
Ausländerbehörden verwalten personenbezogene Akten mit hohem Schutzbedarf und langer Aufbewahrungspflicht. In Offenbach lag bis 2020 ein jahrzehntelang gewachsenes Papierarchiv vor, das räumlich und organisatorisch an seine Grenzen stieß. Der IT-Dienstleister ekom21, der zahlreiche hessische Kommunen betreut, übernahm gemeinsam mit LORENZ Orga-Systeme die Digitalisierung, Indexierung und Migration der Akten in eine cloudbasierte Fachanwendung.
Die Lösung umfasste die physische Erfassung der Papierbestände, Qualitätssicherung, Verschlagwortung nach definierten Metadaten sowie die Anbindung an bestehende Fachverfahren der Ausländerverwaltung. Das Ergebnis: Mitarbeitende können seitdem ortsunabhängig auf Akten zugreifen, mehrere Sachbearbeiter können zeitgleich an einem Vorgang arbeiten, und der Platzbedarf für Archivräume entfällt. Die sovero GmbH, die das Projekt bekanntmacht, bezeichnet es als Leuchtturmprojekt.
Technische und organisatorische Erfolgsfaktoren
Ein zentraler Erfolgsfaktor war die enge Verzahnung zwischen IT-Dienstleister und Fachamt. ekom21 brachte die technische Infrastruktur und die Anbindung an die Verwaltungscloud ein, LORENZ Orga-Systeme übernahm Scanprozess und Datenaufbereitung. Die Implementierung erfolgte parallel zum laufenden Betrieb – ein typisches Szenario für Kommunalverwaltungen, die keine Betriebsunterbrechung riskieren können.
Entscheidend war zudem die Definition verbindlicher Metadatenstandards für die Indexierung. Ohne strukturierte Ablage und Suchfunktionalität bleibt eine digitale Akte hinter ihrem Potenzial zurück. Offenbach setzte dabei auf eine Kombination aus automatisierter Texterkennung (OCR) und manueller Nachbearbeitung durch geschultes Personal.
Ein weiterer Baustein: Die cloudbasierte Speicherung ermöglicht Skalierung und Integration mit künftigen Fachverfahren. Im Rahmen von OZG 2.0 müssen Kommunen zunehmend Schnittstellen zu Bundes- und Landesplattformen bereitstellen. Eine modulare, cloudbasierte Architektur erleichtert diese Anbindung erheblich.
Übertragbarkeit auf andere Kommunen: Chancen und Hürden
Das Offenbacher Modell zeigt, dass die Digitalisierung von Altakten in Ausländerbehörden technisch machbar ist. Doch wie realistisch ist eine Übertragung auf andere Kommunen? Die Antwort hängt von mehreren Faktoren ab.
Erstens: Finanzielle Ressourcen. Die Digitalisierung großer Papierbestände ist kosten- und zeitintensiv. Kommunen ohne eigenen IT-Dienstleister oder Zugang zu Fördermitteln stehen vor erheblichen Hürden. Offenbach profitierte von der engen Partnerschaft mit ekom21, einem etablierten kommunalen Rechenzentrum mit breitem Portfolio.
Zweitens: Rechtliche und datenschutzrechtliche Anforderungen. Ausländerakten enthalten sensible Daten, deren Verarbeitung strengen Auflagen unterliegt. Die cloudbasierte Speicherung muss DSGVO-konform erfolgen, Zugriffsrechte müssen granular steuerbar sein. Kommunen, die keine eigene Datenschutzexpertise aufbauen können, sind auf verlässliche Dienstleister angewiesen.
Drittens: Organisatorische Veränderungsbereitschaft. Die Einführung einer digitalen Akte erfordert Schulung, Prozessanpassung und Change Management. Mitarbeitende müssen neue Workflows erlernen, analoge Gewohnheiten ablegen. Ohne Unterstützung der Führungsebene und der Personalvertretung scheitern solche Projekte häufig.
Rolle von IT-Dienstleistern und Nachnutzung
Ein wesentlicher Vorteil des Offenbacher Ansatzes liegt in der Nachnutzung durch andere ekom21-Kunden. Kommunale IT-Dienstleister wie ekom21, AKDB oder Dataport betreuen jeweils Dutzende oder Hunderte Kommunen. Einmal entwickelte Lösungen können skaliert und angepasst werden. Das senkt Kosten und beschleunigt die Einführung.
Gleichzeitig zeigt das Projekt die Bedeutung von Interoperabilität: Digitale Akten müssen mit Fachverfahren, Registerabfragen und künftigen Bundesplattformen kommunizieren können. Offenbach setzt hier auf offene Schnittstellen und cloudbasierte Architektur – ein Ansatz, der auch für andere Kommunen empfehlenswert ist.
Einordnung im Kontext der Verwaltungsdigitalisierung
Das Offenbacher Projekt ist kein Einzelfall mehr. Viele Kommunen haben in den vergangenen Jahren analoge Aktenbestände digitalisiert – sei es im Bauamt, im Standesamt oder in der Ausländerbehörde. Doch die Qualität der Umsetzung variiert erheblich. Manche Kommunen scannen Akten nur ein, ohne strukturierte Metadaten oder Anbindung an Fachverfahren. Andere setzen wie Offenbach auf durchgängige Prozessdigitalisierung.
Entscheidend ist die strategische Einbettung: Digitale Akten sind kein Selbstzweck, sondern Voraussetzung für medienbruchfreie Verwaltungsabläufe, ortsunabhängiges Arbeiten und künftige Automatisierung. Im Rahmen von OZG 2.0 werden Kommunen zunehmend verpflichtet, volldigitale Verfahren anzubieten. Wer heute noch auf Papier setzt, riskiert Rückstand.
Ausblick: Was andere Kommunen lernen können
Das Offenbacher Projekt liefert konkrete Ansatzpunkte für andere Kommunen. Erstens: Partnerschaften mit etablierten IT-Dienstleistern nutzen, statt Insellösungen zu entwickeln. Zweitens: Digitalisierung von Altakten als Teil einer umfassenderen Digitalisierungsstrategie verstehen, nicht als isoliertes Projekt. Drittens: Frühzeitig in Schulung und Change Management investieren.
Gleichzeitig bleibt die Finanzierungsfrage offen. Kommunen benötigen verlässliche Fördermittel und rechtliche Klarheit, um solche Projekte zu stemmen. Die Erfahrungen aus Offenbach zeigen: Machbar ist die Digitalisierung – aber nur mit den richtigen Rahmenbedingungen.
